I. Postanowienia Ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu pod nazwą KON_gres Organizatorów Imprez Fanowskich (dalej zwanym „KON_gresem”), które odbędzie się w dniach 7-8 marca 2026 roku w Muzeum Śląskim w Katowicach, ul. Dobrowolskiego 1, 40-205 Katowice.

2. Organizatorem KON_gresu jest Śląski Klub Fantastyki (dalej zwany „Organizatorem”), stowarzyszenie zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 0000037374, z siedzibą przy ul. Alfonsa Górnika 5, 40-134 Katowice.

3. KON_gres ma charakter zamknięty i wymaga posiadania identyfikatora uprawniającego do uczestnictwa, wydanego przez Organizatora.

4. Wydarzenie przeznaczone jest wyłącznie dla osób pełnoletnich.

II. Uczestnictwo

1. Uczestnikiem KON_gresu może być wyłącznie osoba pełnoletnia, która posiada ważny identyfikator wydany przez Organizatora.

2. Identyfikator należy odebrać w punkcie akredytacyjnym po spełnieniu warunków uczestnictwa określonych przez Organizatora (zakup akredytacji).

3. Każdy uczestnik zobowiązany jest do noszenia identyfikatora w widocznym miejscu przez cały czas trwania KON_gresu.

4. Na żądanie Organizatora lub osób przez niego upoważnionych (w tym wolontariuszy), uczestnik jest zobowiązany do okazania identyfikatora.

5. W przypadku zgubienia identyfikatora, uczestnik powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt Organizatorowi w punkcie akredytacyjnym. Wydanie duplikatu identyfikatora wiąże się z opłatą ustaloną przez Organizatora.

6. Identyfikator jest imienny i przypisany do osoby, która go otrzymała. Przekazywanie identyfikatora innym osobom jest zabronione.

7. Osoby nieposiadające ważnego identyfikatora będą niezwłocznie usunięte z terenu KON_gresu przez Organizatora lub osoby przez niego upoważnione.

8. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wstępu na teren KON_gresu lub usunięcia z niego osób niestosujących się do niniejszego regulaminu lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

III. Zakazane Przedmioty i Zachowania

1. Na teren KON_gresu zabrania się wnoszenia bez wyraźnej zgody Organizatora przedmiotów, które mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia lub życia innych uczestników, w tym w szczególności: broni wszelkiego rodzaju, materiałów wybuchowych, substancji toksycznych, łatwopalnych, żrących, petard, fajerwerków, oraz przedmiotów o wyglądzie lub zapachu powszechnie uznawanych za obraźliwe lub niebezpieczne.

2. Zabrania się wprowadzania na teren KON_gresu zwierząt, z wyjątkiem psów przewodników towarzyszących osobom ze szczególnymi potrzebami.

3. Na całym terenie KON_gresu obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu, w tym e-papierosów i innych urządzeń do podgrzewania tytoniu, z wyjątkiem wyznaczonych stref dla palących, o ile takie zostaną wyznaczone przez Organizatora.

4. Zabrania się wnoszenia, posiadania i spożywania napojów alkoholowych na terenie KON_gresu. Naruszenie tego zakazu skutkować będzie wydaleniem z terenu KON_gresu.

5. Zabrania się wnoszenia, posiadania i używania jakichkolwiek substancji odurzających, psychotropowych, psychoaktywnych oraz narkotyków. Naruszenie tego zakazu skutkować będzie wydaleniem z terenu KON_gresu oraz powiadomieniem odpowiednich organów ścigania w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa.

6. Zabrania się prezentowania jakichkolwiek haseł lub okrzyków, które prowokują lub nawołują do zakłócenia porządku i bezpieczeństwa, mogą wywołać konflikt, są obraźliwe lub poniżające ze względu na płeć, rasę, religię, wiek, światopogląd, orientację seksualną, przynależność kulturową lub subkulturową, sympatie sportowe lub z jakiejkolwiek innej społecznie nieakceptowanej przyczyny. Zabrania się również prowadzenia agitacji politycznej.

7. Uczestnicy zobowiązani są do zachowania spokoju i porządku na terenie KON_gresu oraz do niezakłócania przebiegu wydarzenia.

IV. Przetwarzanie Danych Osobowych

1. Osoby przebywające na terenie KON_gresu przyjmują do wiadomości, że ich dane osobowe mogą być przetwarzane przez Organizatora w celu organizacji i przeprowadzenia KON_gresu oraz w celach związanych z bezpieczeństwem.

2. Przetwarzane dane osobowe mogą obejmować wizerunek (fotografie, nagrania wideo), a w przypadku osób prowadzących punkty programu – imię, nazwisko oraz pseudonim.

3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w zakresie wizerunku oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora) w zakresie organizacji wydarzenia i zapewnienia bezpieczeństwa.

4. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich/organizacji międzynarodowych ani innym podmiotom nieuprawnionym.

5. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub do czasu wycofania zgody.

6. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują prawa wynikające z RODO, w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do uczestnictwa w KON_gresie. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości uczestnictwa w wydarzeniu.

8. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych są dostępne w polityce prywatności Organizatora na stronie internetowej www.skf.org.pl.

V. Odpowiedzialność i Zachowanie

1. Każdy uczestnik powinien we własnym zakresie zadbać o ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków na czas trwania KON_gresu.

2. Uczestnicy oświadczają, że nie będą wnosić żadnych roszczeń wobec Organizatora z tytułu szkód psychicznych lub fizycznych poniesionych w trakcie trwania wydarzenia, z wyjątkiem sytuacji wynikających z winy umyślnej Organizatora.

3. Osoby prowadzące punkty programu są odpowiedzialne za pozostawienie udostępnionego pomieszczenia w stanie niepogorszonym. Wszelkie znaczące uszkodzenia stwierdzone przy przekazaniu powinny być niezwłocznie zgłoszone Organizatorowi.

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opinie wyrażane przez uczestników (w tym prelegentów) podczas KON_gresu i nie utożsamia się z nimi.

5. Każdy uczestnik zobowiązany jest do zachowania kultury osobistej, dbania o porządek po sobie oraz stosowania się do decyzji i zaleceń Organizatora oraz osób przez niego upoważnionych (w tym wolontariuszy). Wszelkie zastrzeżenia do decyzji Organizatora można zgłaszać do Zarządu Śląskiego Klubu Fantastyki, którego decyzja jest ostateczna i natychmiast wykonalna. Niestosowanie się do zaleceń może skutkować obciążeniem kosztami i/lub wydaleniem z KON_gresu.

6. Wszyscy uczestnicy KON_gresu zobowiązani są do wzajemnego szacunku. Jakakolwiek forma przemocy fizycznej, molestowania fizycznego lub werbalnego skutkować będzie usunięciem z KON_gresu, a w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa – powiadomieniem organów ścigania.

VI. Postanowienia Szczególne

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione bez opieki na terenie KON_gresu. Znalazca zobowiązany jest do przekazania znalezionego przedmiotu Organizatorowi lub do punktu akredytacyjnego w celu odnalezienia właściciela. Osoby, które coś zgubiły, mogą zgłosić ten fakt Organizatorowi w celu uzyskania pomocy.

2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia lub zmiany programu KON_gresu z przyczyn niezależnych od Organizatora.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody materialne wyrządzone przez uczestników KON_gresu.

4. Rozpowszechnianie jakichkolwiek materiałów reklamowych na terenie KON_gresu wymaga uzyskania uprzedniej pisemnej zgody Organizatora. Materiały rozpowszechniane bez zgody będą niezwłocznie usuwane, a osoby odpowiedzialne mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności finansowej za wszelkie szkody fizyczne spowodowane umieszczeniem materiałów.

5. Zabrania się zastawiania lub blokowania wyjść, dróg ewakuacyjnych, dróg dojazdowych dla służb ratowniczych, hydrantów przeciwpożarowych oraz innego sprzętu niezbędnego do akcji ratowniczej lub gaśniczej podczas trwania KON_gresu.

6. Organizator jest uprawniony do utrwalania przebiegu KON_gresu, a w szczególności zachowania osób w nim uczestniczących, za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Uczestnik poprzez udział w KON_gresie wyraża zgodę na utrwalanie swojego wizerunku w celach dokumentacyjnych i promocyjnych wydarzenia.

VII. Postanowienia Końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie ostateczną decyzję podejmuje Organizator.

2. Nieznajomość niniejszego regulaminu nie zwalnia uczestnika z obowiązku jego przestrzegania.

3. Niniejszy regulamin jest dostępny na stronie internetowej Organizatora oraz w punkcie akredytacyjnym podczas trwania KON_gresu.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu bez uprzedniego powiadomienia uczestników. Aktualna wersja regulaminu będzie dostępna na stronie internetowej Organizatora.

§1 Postanowienia ogólne

1. KON_gres jest cyklicznym spotkaniem organizatorów imprez fanowskich z zakresu szeroko rozumianej fantastyki.

2. Organizatorami KON_gresu są:

   1. Gospodarz wyłoniony przez Kapitułę;

   2. Związek Stowarzyszeń Fandom Polski (dalej: ZSFP).

§2 Kapituła KON_gresu

1. Kapituła KON_gresu (dalej: Kapituła) jest ciałem kolegialnym wyznaczonym do współpracy z Gospodarzem.

2. Do zadań Kapituły należy w szczególności:

   1. wsparcie organizacyjne i merytoryczne Gospodarza KON_gresu,

   2. wybór laureata Nagrody KON_gresu im. Marty Witkowskiej,

   3. weryfikacja realizacji przez Gospodarza KON_gresu jego regulaminowych obowiązków,

   4. promocja KON_gresu,

   5. aktywne poszukiwanie organizatorów kolejnych KON_gresów.

3. W skład Kapituły wchodzą:

   1. pomysłodawcy KON_gresu lub osoby przez nich wyznaczone - 2 osoby,

   2. osoby wskazane przez ZSFP - 2 osoby,

   3. przedstawiciele Gospodarzy - 1 przedstawiciel Gospodarza nadchodzącego KON_gresu i 1 przedstawiciel Gospodarza minionego KON_gresu;

   4. inne osoby wskazane przez Kapitułę za zgodą ⅔ jej członków.

4. Przedstawiciele ZSFP pełnią funkcję w Kapitule od dnia powołania, przez okres wskazany przez ZSFP albo – jeżeli zostali wyznaczeni na czas nieokreślony – do dnia odwołania.

§3 Gospodarz KON_gresu

1. Kandydatem na Gospodarza może zostać organizacja, firma lub instytucja posiadająca osobowość prawną.

2. Zgłoszenie chęci zostania Gospodarzem KON_gresu należy wysłać najpóźniej na 90 dni przed KON_gresem, na którym dokonywany jest wybór. Kapituła może zadecydować o zmianie tego terminu. 

3. W zgłoszeniu należy zawrzeć:

   1. proponowany termin KON_gresu,

   2. informacje o podmiocie zgłaszającym chęć zostania Gospodarzem, w tym zaplecze organizacyjne i osobowe,

   3. manifest programowy,

   4. zapowiadaną lokalizację i udogodnienia dla uczestników,

   5. oraz inne informacje ważne w ocenie kandydatury.

4. Kapituła dokonuje wyboru, uwzględniając następujące kryteria:

   1. zaplecze organizacyjne i personalne kandydata oraz jego zdolność do organizacji KON_gresu,

   2. wartość merytoryczną propozycji programowych zawartych w manifeście,

   3. źródła finansowania KON_gresu,

   4. proponowaną lokalizację KON_gresu.

5. Kapituła dokonuje wyboru Gospodarza kolejnego KON_gresu ze zgłoszonych propozycji nie później niż na 30 dni przed terminem KON_gresu.

6. Ogłoszenia Gospodarza następnego KON_gresu dokonuje przedstawiciel Kapituły podczas KON_gresu. Przedstawiciel wybranego Gospodarza prezentuje informacje o planowanym KON_gresie. 

7. W wypadku gdy nie zostanie wybrany Gospodarz następnego KON_gresu, Kapituła może podjąć decyzję o wyborze Gospodarza poza KON_gresem bądź zawiesić odbywanie się KON_gresów.

8. Do zadań Gospodarza KON_gresu, realizowanych we współpracy z Kapitułą oraz ZSFP, należy:

1. zapewnienie miejsca odbywania się imprezy właściwego dla realizacji zadań KON_gresu,

2. przygotowanie programu imprezy,

3. zaproponowanie opcji noclegowych dla uczestników,

4. właściwa promocja imprezy,

5. umożliwienie ogłoszenia wyników wyboru i prezentacji kolejnego Gospodarza imprezy,

6. stworzenie możliwości uczestniczenia w imprezie jak największej liczbie organizatorów imprez fanowskich, co nie wyklucza odgórnego ograniczenia liczby jej uczestników z uwagi na uwarunkowania logistyczne,

7. zebranie materiałów, skład, wydanie i dystrybucja publikacji KON_gresowej,

8. umożliwienie przeprowadzenia przez ZSFP w ramach programu KON_gresu Rady Fandomu,

9. przedstawienie Kapitule osoby nominowanej do Nagrody KON_gresu im. Marty Witkowskiej,

10. zorganizowanie formy wyróżnienia (dyplom, statuetka) dla laureata Nagrody KON_gresu im. Marty Witkowskiej,

11. wyznaczenia przedstawiciela w Kapitule.

9. Realizację obowiązków Gospodarza nadzoruje Kapituła. W tym celu Kapituła w każdym momencie ma prawo zawnioskować o przedstawienie informacji ze stanu przygotowań, a Gospodarz przedstawia je Kapitule najpóźniej w ciągu 14 dni.

10. W przypadku rażącego niewypełniania obowiązków przez Gospodarza, w sytuacji, gdy zagraża to odbyciu się i prawidłowej realizacji imprezy, Kapituła ma prawo odebrać status Gospodarza.

11. W powyższej sytuacji Kapituła wskazuje zastępczego Gospodarza.

§4 Nagroda KON_gresu im. Marty Witkowskiej

1. Nagroda jest przyznawana za szczególne zaangażowanie w rozwój polskiego fandomu i środowiska organizatorów imprez fanowskich.

2. Gospodarz ma prawo przedstawić Kapitule nominację do Nagrody KON_gresu, wraz z uzasadnieniem, nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem KON_gresu.

3. Wyboru laureata spośród nominowanych dokonuje Kapituła większością ⅔ głosów, nie później niż na 14 dni przed terminem KON_gresu. 

4. Ogłoszenie laureata odbywa się podczas KON_gresu.  

§5 Przepisy końcowe

1. W sprawach nieujętych w regulaminie decyzyjna jest Kapituła KON_gresu na zasadach ogólnych.

2. Zmian w regulaminie może dokonywać Kapituła większością minimum ⅔ głosów.